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En tant que Chief of Staff freelance, disposer des bons outils est essentiel pour optimiser votre efficacité et structurer votre activité. Voici une sélection d’outils indispensables, classés par catégories, pour vous aider à briller dans votre rôle.
Les outils de productivité
1. Napkin.ai : des idées en visuels clairs
Transformez rapidement vos idées complexes en infographies professionnelles. Idéal pour vos présentations stratégiques.
2. ChatGPT : un assistant polyvalent
- Résumez des rapports volumineux.
- Traduisez facilement des documents.
- Créez des comptes rendus de réunions précis en quelques secondes.
3. Excel/Google Sheets et PowerPoint/Google Slides
Ces classiques restent incontournables :
- Excel/Sheets : pour analyser et structurer vos données.
- PowerPoint/Slides : pour formaliser des recommandations impactantes.
4. Formulabot : l’allié des formules Excel
Trouver une formule Excel peut être chronophage. Formulabot génère instantanément celle qu’il vous faut, un véritable gain de temps !
5. Canva : pour un CV percutant
Facile à utiliser, Canva vous permet de créer un CV de freelance clair et professionnel pour séduire vos futurs clients.
6. Notion : l’outil tout-en-un
- Prenez des notes, des comptes-rendu de réunion et de board meeting.
- Créez des bases de données et des templates personnalisés pour mettre en place des automatisations et des processus pour votre client.
- Gagnez en clarté grâce à l’intégration de graphiques et de fonctionnalités IA.
7. Draw.io : des diagrammes limpides
Concevez des diagrammes et des schémas de flux professionnels pour vos projets complexes. Cela peut vous aider pour des projets d’architecture IT, des organigrammes, des schémas de flux de données. Mais aussi pour identifier votre maillage de site.
Les outils pour administrer votre entreprise
1. Stello : une assurance sur mesure
Protégez votre activité freelance avec une solution adaptée à vos besoins spécifiques. C’est un prérequis pour intégrer certains clients, d’être couvert par une assurance RC PRO. Et vous serez râvi d’être couverts si jamais vous abîmez le matériel qui vous est prêté.
Attention à ne pas confondre avec l’assistance juridique, qui bien qu’utile, n’est pas obligatoire.
2. Calendly : gérez vos réunions
Planifiez vos rendez-vous sans effort. Et surtout, laissez vos prospects planifier leurs RDV avec vous.
Si vous cherchez une alternative, les fonctionnalités de Google Meet s’améliorent constamment. D’ailleurs pour être transparent, j’ai arrêté d’utiliser Calendly suite aux améliorations des fonctionnalités de réservation de réunion de Google. Comme quoi, lancer une start-up sur une fonctionnalité si nichée, c’est être à la merci des géants.
3. LinkedIn Premium et Apollo : la prospection simplifiée
- LinkedIn Premium vous aide à contourner les limites du mode gratuit, notamment en augmentant le nombre d’InMails que vous pouvez envoyer; le nombre de profils que vous pouvez visiter et le nombre de contacts que vous pouvez ajouter mensuellement.
- Apollo complète cette approche en trouvant les e-mails de vos prospects, lancer des campagnes de mails et de suivi des deals. La version gratuite de Apollo est largement suffisante pour un profil freelance, puisqu’elle octroie 1000 crédits (dont la divulgation de 1000 adresses e-mails) par mois. Ce qui est largement suffisant quand on est sur de la prestation de service; admettons-le.
4. WordPress : un site professionnel performant
WordPress est une solution idéale pour construire et gérer votre site web. Il surpasse souvent Wix en matière de SEO et offre une flexibilité inégalée. Associez-le à OVH pour un hébergement fiable, qui permet en outre la configuration en un clic de votre module WordPress. C’est du rapide.
Optimiser votre organisation avec ces outils
Ces solutions couvrent tous les aspects de la vie d’un Chief of Staff freelance, de la productivité à l’administration de votre entreprise. Prenez le temps de les tester pour identifier ceux qui s’intègrent le mieux à vos besoins spécifiques.
Questions fréquentes
Quels outils sont les plus importants ?
Maîtriser les outils Microsoft comme Excel et Powerpoints est indispensable – ou leur équivalent chez Google d’ailleurs. Le reste est plus ou moins optionnel et dépendra du contexte de votre client. Mais Jira, Notion, Asana et Confluence sont les outils qu’on retrouve le plus souvent chez les corporates.
Quelle IA utiliser ?
Vu le contexte et les dernières sorties de Mistral, et étant client Free, j’ai accès à Le Chat Pro gratuitement pendant un an. Je t’avoues que je n’utilise pas que ce modèle, notamment sur des demandes spécifiques, comme en hypothèses de M&A, Grok et sa DeepSearch est vraiment puissant. J’utilise aussi Gemini pour les traductions car il propose par défaut 3 traductions allant du formel au moins formel.
Est-ce que l’IA va remplacer le Chief of Staff ?
Non. Tout comme l’IA ne devrait pas remplacer grand monde à moyen termes. Les personnes qui ne sauront pas s’en servir par contre risque d’en souffrir un peu. Toujours est-il, que dépendre uniquement de l’IA dans votre rôle de CoS en fera de vous quelqu’un de remplaçable. L’important va désormais être de se différencier de juste lancer des prompts.
