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Il arrive parfois qu’en tant que première mission de Chief of Staff, il s’agisse de monter le premier BOARD/COMEX de l’entreprise du dirigeant. Constituer le premier Board (Conseil d’administration) ou COMEX (Comité exécutif) d’une entreprise est une étape cruciale qui peut fortement influencer son succès à long terme, et c’est pourquoi j’ai jugé pertinent d’aborder ce sujet, car si en tant que CoS vous n’avez jamais formé le Board, ce peut vite devenir un challenge. Voici des conseils pour aborder cette démarche stratégique :
1. Définir les objectifs et les besoins de l’entreprise
- Comprendre les priorités stratégiques : Quelles sont les ambitions à court et long terme ? Expansion, innovation, gestion des risques, financement ?
- Identifier les lacunes actuelles : Manques en expertise sectorielle, réseau, gouvernance ou gestion opérationnelle.
- Quels seront les sujets clefs que le dirigeant veut aborder ?: gestion des investissements ? De la rentabilité ? Les problèmes de l’entreprise ?
- Quel sera la tonalité de cette réunion : Est-ce un lieu où les discussions difficiles peuvent avoir lieu ? Comment s’en assurer ? Est-ce un lieu où les patrons peuvent être challengé ?
- Quel est l’objectif du BOARD ? Est-ce d’agir comme un contre-pouvoir auprès des dirigeants ? Prendre des décisions ? Partager des informations, résultats et données ?
2. Composer une équipe équilibrée et complémentaire
Selon les réponses aux questions ci-dessus, il est temps de préparer le casting.
- Diversité des compétences : Cherchez des profils variés (finance, marketing, opérations, technologie, gestion des talents).
- Équilibre stratégique : Combinez des experts du secteur et des profils généralistes capables de poser les bonnes questions.
- Leadership et innovation : Incluez des membres ayant une vision stratégique et une capacité à innover. Mais aussi une posture de leader et décideurs. On privilégiera quelqu’un qui sait exposer ses idées, argumenter et est à l’aise avec la remise en question et les sujets difficiles.
- Réseau et influence : Privilégiez des membres ayant accès à des contacts stratégiques pour lever des fonds, établir des partenariats ou accéder à de nouveaux marchés.
3. Établir des rôles clairs et des responsabilités
- Définissez les attentes et le champ d’action de chaque membre.
- Précisez le rôle du Board (orientations stratégiques) et du COMEX (exécution opérationnelle).
- Assurez-vous d’une clarté sur les responsabilités légales et éthiques. (Est-ce que ce board traite aussi les sujets RSE de l’entreprise ? Toutes les entreprises n’ont pas ce volet à leur ordre du jour, même si ça change de plus en plus.)
4. Rechercher des profils alignés avec la vision et la culture
- Engagement envers les valeurs de l’entreprise : Recherchez des membres qui partagent la mission et la vision de l’entreprise.
- Compatibilité culturelle : Évitez les conflits de personnalité en assurant une cohésion interne. Pour cela, il faudra faire attention aux signaux faibles lors de vos premiers échanges collectifs; pour identifier les difficultés et conflits entre plusieurs membres. Et si le board est indissociable de ces membres au conflit, il s’agira de faire en sorte qu’il reste devant la porte du board, avec si besoin, le recentrage des échanges.
- Agilité et ouverture : Privilégiez des membres capables d’évoluer dans un environnement entrepreneurial.
5. Impliquer des membres indépendants
- Intégrez des administrateurs indépendants capables d’apporter un regard objectif. D’anciens entrepreneurs, consultants (ou Chief of Staff comme moi par exemple !) mais aussi des experts sectoriels type Supply Chain, Lobbyistes selon le secteur d’activité et les sujets chauds de l’entreprise dans laquelle vous exercez comme chief of staff freelance.
- Ces experts externes n’ont pas forcément vocation à intervenir à chacune des réunions mais leur présence dépend aussi de l’ODJ.
- Les membres externes réduisent les biais internes et renforcent la crédibilité auprès des investisseurs.
6. Mettre en place une gouvernance solide
- Structurer les réunions : Organisez des sessions régulières avec des agendas clairs et des décisions documentées.
- Créer des comités spécialisés : Par exemple, comité audit, risques ou stratégie.
- Évaluer régulièrement : Mettre en place un processus d’évaluation des performances individuelles et collectives. Il faut partir du principe qu’un membre du board est potentiellement révocable de son siège.
- Votre rôle en tant que CoS : Partager l’ODJ en amont de la réunion, s’assurer que l’ensemble des sujets soient préparés, traités en réunion. Puis, ensuite réaliser le compte rendu, et s’assurer que les actions décidées soient réalisées.
7. Investir dans le développement des membres
- Fournissez des outils et des formations pour aider les membres à rester à jour sur les tendances sectorielles.
- Favorisez une culture de feedback continu.
- Formez les membres du board qui sont peut-être le moins mâtures sur les sujets corporates mais dont la présence est critique.
8. Anticiper l’évolution de l’entreprise
- Constituez un Board/COMEX adaptable à la croissance de l’entreprise. Ne commencez pas avec board figé et
- Intégrez des profils prêts à gérer les défis futurs (internationalisation, transformation numérique, IPO). Et surtout qui ont une approche « problem solving ».
Petit Tips
- Comme vu plus haut, n’allez pas trop vite en besogne lors de la formalisation de votre BOARD/CODIR. Il est important de déceler qui est pertinent, les sources de conflits. Pour ce faire, organisez des workshops ou des réunions d’essai pour évaluer la dynamique et la compatibilité entre les membres.
En résumé, la clé d’un premier Board/COMEX réussi réside dans une sélection réfléchie de membres ayant des compétences variées, un alignement avec les valeurs de l’entreprise et une capacité à apporter une vision stratégique. L’objectif est de constituer une équipe agile, pertinente et capable de relever les défis dès les premiers jours.
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