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Le rôle de Chief of Staff (CoS) freelance est exigeant, stratégique et polyvalent. Il demande une maîtrise fine des dynamiques organisationnelles, un sens aigu des priorités, et une capacité à s’intégrer rapidement dans un environnement parfois complexe. Dans cet article, je partage les leviers clés pour réussir ce rôle et accompagner efficacement les dirigeants vers leurs objectifs.
1. S’assurer du fit avec le dirigeant
1.1 Une relation basée sur la confiance
Le succès d’une mission commence par une excellente relation avec le dirigeant. En tant que Chief of Staff, vous êtes son bras droit. Pour établir cette relation :
- Assurez-vous de partager une vision commune.
- Assurez-vous aussi de pouvoir avoir un discours transparent et parfois direct avec votre dirigeant. Le rôle du CoS n’est pas seulement d’aller dans le sens du dirigeant, mais aussi parfois de défendre ses intérêts en étant opposé à certaines de ses visions.
- Évaluez si votre style de travail et vos valeurs correspondent à celles du dirigeant.
1.2 Obtenir un mandat clair
Un mandat explicite garantit votre crédibilité et votre latitude d’action auprès des équipes. Il doit définir :
- Vos missions principales (gestion de projets stratégiques, suivi des priorités, organisation des comités de direction).
- Votre niveau d’autorité dans l’entreprise.
Ce mandat se décrète mais s’acquiert. Une fois que votre client vous a donné feu vert, il s’agit désormais de valider votre mandat et votre légitimité par vos actions. Vous devez devenir le bras droit de votre client et être reconnu comme tel par le reste de l’entreprise.
2. Découvrir et comprendre l’environnement interne
2.1 Faire preuve d’humilité
À votre arrivée, vous n’aurez qu’une vue partielle de l’organisation. Prenez le temps de découvrir :
- Les non-dits : les vérités tacites sur les relations internes.
- Les irritants : ce qui freine l’efficacité des processus.
- Le contexte réel : les dynamiques humaines et organisationnelles.
Rappelez-vous aussi, qu’une entreprise rentable n’est pas forcément en bonne santé. Il peut y avoir plusieurs « poisons » en interne (structure SI, culture d’entreprise, habitudes managériales) qui ne se voient pas encore dans les résultats financiers mais qui mettent à risque l’entreprise sur le long termes.
2.2 Tisser des relations solides
Un Chief of Staff efficace est aussi un excellent communicant :
- Apprenez à connaître les membres de l’équipe dirigeante et les opérationnels.
- Comprenez leurs besoins, leurs problèmes et leur style de travail. Et ne cherchez pas à bousculer les habitudes dès votre arrivée.
Nouer des liens via des discussions informelles, participez aux évènements de l’entreprise (soirée de Noël, afterwork, séminaires) si votre client l’autorise. Vous devez faire partie intégrante de l’entreprise pour identifier tous les rouages et être reconnus par les salariés de l’entreprise.
3. Définir des objectifs clairs et réalistes
3.1 Clarifiez vos priorités
Discutez avec le dirigeant pour établir un périmètre d’action clair :
- Soutenir le développement de nouveaux marchés.
- Améliorer les processus internes.
- Piloter des projets transverses stratégiques.
Cela peut aussi être d’accompagner votre dirigeant dans son processus de levée de fonds ou de revente de son entreprise. Cela doit faire partie des premiers échanges avec votre dirigeant, vos priorités sont celles du dirigeant.
3.2 Fixez des objectifs atteignables
Les objectifs doivent être ambitieux mais réalisables :
- Ambitieux, pour refléter l’importance de votre rôle.
- Réalistes, pour éviter une insatisfaction liée à des attentes irréalistes.
Sans objectif, il est factuellement difficile de démontrer que vous apportez la valeur attendue à votre dirigeant, or en bon Chief Of Staff, vous reposez votre action sur des faits.
4. Rythmer et structurer la collaboration
4.1 Maintenir des points d’échange
Planifiez des réunions hebdomadaires ou bi-mensuelles avec le dirigeant pour :
- Partager vos avancées.
- Discuter des risques et des priorités.
- Préparer les ordres du jour pour les réunions stratégiques (CODIR, COMEX, Board).
- Proposer un rapport d’étonnement à 3, 6 et 12 mois de votre engagement; cela vous donnera des axes de travail pour votre mission mais aussi accentuera la culture du feedback.
4.2 Gérer votre temps stratégiquement
Votre rôle consiste à jongler entre :
- Les problématiques clés du dirigeant.
- Les attentes des autres membres du COMEX.
- Les besoins stratégiques de l’entreprise.
Assurez-vous de ne pas vous diriger vers le burn-out; être polyvalent ne vous dispense pas de savoir dire « non » à certains projets, qui ne sont pas dans vos priorités.
5. Protéger la confidentialité
En tant que Chief of Staff, vous aurez accès à des informations sensibles. La confidentialité est essentielle :
- Pendant la mission : ne partagez que ce qui est strictement nécessaire.
- Après la mission : respectez les accords de non-divulgation pour préserver votre réputation et crédibilité.
6. Construire un réseau et renforcer votre légitimité
6.1 Rencontrer les acteurs clés
Dès votre arrivée, établissez un plan de rencontres :
- Les équipes opérationnelles et leurs responsables : pour comprendre leurs enjeux et renforcer votre visibilité.
- Le COMEX : pour légitimer vos actions, présenter votre rôle s’il n’est pas clair pour tous
- Le dirigeant : pour maintenir le fit, définir votre rôle et votre mandat.
Mais aussi, à l’extérieur de l’entreprise. Construisez votre réseau de Chief of Staff et de dirigeants. Plus vous connaitrez de monde, plus vous aurez de connaissances sur des problématiques diverses et variées et meilleur sera votre apport de valeur, y compris sur des sujets que vous maîtrisez peu.
6.2 Devenir un pilier de la gouvernance
Votre rôle est de garantir la fluidité des processus décisionnels, d’identifier les priorités et d’aider à arbitrer les sujets complexes. Vous pouvez dans certains cas challenger les éléments abordés en COMEX (si votre mandat le permet, ce qui n’est pas le cas dans toutes les missions).
Conclusion
Le rôle de Chief of Staff freelance est un poste à haute valeur ajoutée, offrant un impact direct sur la stratégie et les performances d’une organisation. Mon expérience et ma maîtrise des enjeux me permettent d’accompagner efficacement les dirigeants dans leurs projets les plus critiques.
Si vous êtes un dirigeant à la recherche d’un partenaire stratégique capable de transformer vos défis en opportunités, discutons de vos besoins.
